Administrator 練習問題 Q17

解説

前提知識

レポート・ダッシュボードのフォルダーとは

レポートやダッシュボードは、必ずどこかのフォルダーに入っています。このフォルダーがアクセス権の単位です。ダッシュボードを1枚だけ取り出して共有を外す、という操作は存在しません。 見せる・見せないは、あくまでフォルダー単位で決まります。 フォルダーには大きく3種類あります。

種類	見える人
プライベート（非公開）フォルダー	作成者本人（および必要な管理権限を持つユーザー）
共有フォルダー	共有されたユーザー・ロール・公開グループ
公開フォルダー	組織内の全員

プライベートフォルダーの性質

各ユーザーに用意される、一般ユーザーには共有されない作業場所です。対象を自分のプライベートダッシュボードフォルダーへ移すと、通常の閲覧ユーザーから一時的に隠せます。ただし、［すべての非公開レポートおよびダッシュボードの管理］などの特別な管理権限を持つユーザーは、監査・管理目的で非公開フォルダー内の項目を特定または削除できる場合があります。 「あらゆる管理者から完全に不可視」とは断定しません。

ダッシュボードの移動とは

ダッシュボードの保存先フォルダーを変更する操作です。現在の Lightning Experience では、ダッシュボード一覧の行アクションから［移動］を選び、移動先フォルダーを指定できます。設問の「プロパティを編集してフォルダーへ移動」は、画面表現が異なる版を含みますが、正解の本質は対象のダッシュボードだけをプライベートフォルダーへ移すことです。

設問の状況を分解する

• 共有フォルダーには複数のダッシュボードが入っている。
• そのうち1つだけを、一時的に取り除きたい。
• 目的は必要な変更を加えるため（作業中の未完成状態を人に見せない）。 制約は2つです。一つは「1つだけ」。フォルダー全体の共有をいじると、他のダッシュボードを見ている人まで巻き込みで困ります。もう一つは「一時的」。作業後に元のフォルダーへ戻せることが前提です。 初学者が迷うのは、「ダッシュボードごとに共有相手を決められるはず」と思ってしまう点です。Salesforce のレポート・ダッシュボードには、個別のダッシュボードに共有設定を付ける機能はありません。この事実を知っているかどうかだけで、選択肢の半分が消えます。

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選択肢の検討

A. 共有フォルダーへの表示アクセスを削除します。 → ✕

影響範囲が広すぎます。フォルダーのアクセスを外せば、同じフォルダーに入っている他のダッシュボードもすべて見えなくなります。「1つだけ一時的に」という要件に反し、業務を止めてしまいます。

B. ダッシュボードのプロパティを編集し、プライベートダッシュボードフォルダーに移動します。 → ⭕ 正解

アクセス権がフォルダー単位で決まる以上、対象のダッシュボードだけを別のフォルダーへ移すのが正しい手段です。行き先を自分のプライベートフォルダーにすれば、通常の共有先ユーザーから見えなくなり、他のダッシュボードには影響しません。特別な管理権限を持つユーザーによる監査・管理の例外はありますが、本問の「共有フォルダーの利用者から一時的に外す」という要件は満たします。他のダッシュボードには一切影響せず、作業後は同じ手順で元のフォルダーへ戻せます。

C. ユーザーからダッシュボードに設定されている権限を削除します。 → ✕

そもそも存在しない操作です。「ダッシュボード1枚ごとの権限」という設定はなく、共有はフォルダーに対してしか行えません。また、権限セットやプロファイルのレポート関連権限を外すと、そのユーザーの全ダッシュボード利用に影響します。

D. プライベートグループを作成し、ダッシュボードを追加します。 → ✕

用語の混同を狙った選択肢です。グループは「ユーザーの集まり」であって、レポートやダッシュボードを入れる入れ物ではありません。さらにプライベートグループは作成者本人しか使えないユーザーグループです。ダッシュボードをグループに「追加」するという操作自体が存在しません。

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管理者としての対処手順

1. ［ダッシュボード］タブを開き、対象のダッシュボードを一覧で見つける。
2. 行のアクションメニューから［移動］を選ぶ。
3. 移動先に自分のプライベートダッシュボードフォルダーを指定し、移動する。
4. 対象が共有フォルダーから外れ、通常の共有先ユーザーに表示されないことを確認する。
5. 必要な変更を行う。
6. 作業後、同じ［移動］操作で元の共有フォルダーへ戻す。 移動・編集できる範囲は、ダッシュボードの所有・編集権限と移動先フォルダーへのアクセスによって決まります。

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あわせて覚えておきたいポイント

フォルダーへの共有アクセスには3段階あります。

アクセス	できること
参照	フォルダー内のレポート・ダッシュボードを見る
編集	中身の作成・編集・削除、フォルダーへの保存
管理	上記に加えて、フォルダーの名前変更・削除・共有設定の変更

覚え方の軸は、**「レポートとダッシュボードの可視性は、常にフォルダーで決まる」**です。試験で「特定のレポートだけを隠したい」「一時的に見せたくない」という設問が出たら、答えはほぼ常に「適切なフォルダーへ移動させる」です。なお、ダッシュボードにはもう一つ「実行ユーザー（どのユーザーのデータアクセス権で集計するか）」という設定があります。フォルダーのアクセスとは別の概念なので、混同しないようにしてください。

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出典（Salesforce公式）

• Report and Dashboard Folders — レポートやダッシュボードそのものではなく、保存先フォルダーを共有する。プライベートダッシュボードフォルダーは通常、作成者以外のユーザーには表示されない。
• Move Dashboards Between Folders in Lightning Experience — ダッシュボード一覧の［移動］アクションから、別のフォルダーへ保存先を変更する。
• Access Levels for Report and Dashboard Folders — 共有前の個人フォルダーは本人と必要な管理権限を持つユーザーに限定され、共有フォルダーには参照・編集・管理のアクセスレベルがある。
• User Permissions for Sharing Reports and Dashboards — ［すべての非公開レポートおよびダッシュボードの管理］など、非公開項目を管理するための特別な権限が存在する。

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