Administrator 練習問題 Q253

解説

前提知識

レコードタイプとは

レコードタイプは、同じオブジェクトの中に複数の「種類」を作り、種類ごとに異なる選択リストの値やページレイアウトを表示させる仕組みです。

📘 ここがまだモヤッとする方へ：レコードタイプとは何か：同じオブジェクトに複数の「種類」を作る仕組みで、レコードタイプの考え方を整理しています。

ビジネスプロセスとは

ビジネスプロセスは、選択リスト（状況やフェーズなど）の値をレコードタイプごとに絞り込むための仕組みです。対象は商談・ケース・リード・ソリューションの4つの標準オブジェクトに限定されており、カスタムオブジェクトには設定できません。ケースでは「サポートプロセス」と呼ばれ、ケースの［状況］の値をレコードタイプごとに切り替えられます。

📘 ここがまだモヤッとする方へ：サポートプロセスとは何か：ケースの種類ごとにステータスの選択肢を絞り込むで、ケースにおけるビジネスプロセス（サポートプロセス）の考え方を整理しています。

ページレイアウトの切り替え

表示されるページレイアウトは、プロファイルとレコードタイプの組み合わせで決まります。項目やセクション自体を種類ごとに変えたいなら、レイアウトを複数作って割り当てる必要があります。

設問の状況を分解する

要件は2つに分けて考えます。

1. 項目の差：マンションのときだけ、住宅所有者組合への申請と承認に関する項目を画面に出したい
2. 選択リスト値の差：マンションのときだけ、専用の［状況］の値を使いたい さらに重要な前提が1つあります。オープンハウスの準備を管理しているのはケースであると明記されている点です。ケースはビジネスプロセス（サポートプロセス）を使える4つの標準オブジェクトのうちの1つなので、選択肢のBとCにある「ビジネスプロセス」が検討対象に入ります。 初学者が誤解しがちなのは、「レコードタイプを作れば項目の表示も自動で変わる」と考えてしまう点です。項目の出し入れを変えるには、レイアウトをその分だけ作って割り当てる必要があります。

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選択肢の検討

A. 1ページレイアウトを作成します。レコードタイプを使用して、適切なステータス選択リスト値が表示されるようにします。 → △（惜しいが不正解）

一番惜しい選択肢です。レコードタイプで選択リスト値を絞るという方向は正しく、要件のうち選択リスト値の差はこれで満たせます。 不正解なのはレイアウトが1つしかない点です。レイアウトが共通だと、住宅所有者組合への申請・承認項目が戸建てのケースにも表示されてしまいます。「マンションのときに限って表示する」という要件を満たせません。

B. 2つのページレイアウトを作成します。ビジネスプロセスとレコードタイプを使用して、適切な選択リスト値を表示します。 → ⭕ 正解

要件の両方を満たす唯一の選択肢です。

• 2つのページレイアウト：マンション用には住宅所有者組合への申請・承認項目を配置し、戸建て用には配置しない。これで項目の差を実現できます。
• レコードタイプ：戸建て用とマンション用の2つを作成し、それぞれにページレイアウトを割り当てる。作成時にエージェントが種類を選ぶと、対応する画面が開きます。
• ビジネスプロセス（サポートプロセス）：マンション用レコードタイプに割り当てて、承認待ちなどの専用の［状況］値だけを表示する。対象がケースなので使用できます。

C. 1ページレイアウトを作成します。ビジネスプロセスを使用して、適切なステータス選択リストの値が表示されるようにします。 → ✕

2つの理由で不十分です。まず、ビジネスプロセスは単体では働かず、レコードタイプに割り当てて初めて有効になります。次に、レイアウトが1つでは項目の差を作れません。

D. ハウス ステータス フィールドを含むページ レイアウトと、コンドミニアム ステータス フィールドを含むページ レイアウトの 2 つを作成します。 → ✕

レイアウトを作るだけでは、レコードの種類に応じた切り替えは完了しません。表示するレイアウトはプロファイルとレコードタイプの組み合わせで決まるため、レコードタイプがなければエージェントの画面は切り替わりません。さらに、状況項目を種類ごとに2つ作るのは、同じ進捗を二重管理することになるため推奨されない設計です。レポートも難しくなります。

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管理者としての対処手順

1. ［設定］→［ケース］→［サポートプロセス］で、マンション用のプロセスを作成し、必要な［状況］の値だけを選択する
2. ケースのページレイアウトを戸建て用とマンション用の2つ作成し、マンション用にのみ申請・承認の項目とセクションを配置する
3. ケースのレコードタイプを戸建て用とマンション用の2つ作成し、マンション用には手順1のサポートプロセスを選択する
4. 各レコードタイプに、対応するページレイアウトをプロファイルとの組み合わせで割り当てる
5. エージェントのプロファイルに両方のレコードタイプを利用可能にし、既定のレコードタイプを設定する
6. 両方の種類でケースを新規作成し、項目と［状況］の値が意図どおり切り替わることを確認する

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あわせて覚えておきたいポイント

変えたいもの	必要な設定
選択リストの値（状況など）	レコードタイプ。商談・ケース・リード・ソリューションの進捗項目ならビジネスプロセスも併用
画面に出す項目・セクション	ページレイアウトを複数作成し、プロファイルとレコードタイプの組み合わせで割り当てる
両方を変えたい	レコードタイプ＋ページレイアウト2つ（＋必要ならビジネスプロセス）

• ビジネスプロセスは、商談のフェーズ、ケースの状況、リードの状況、ソリューションの状況に限定されます。カスタムオブジェクトで同じことをしたい場合は、レコードタイプで選択リスト値を絞ります。
• 問題文が「どのオブジェクトのレコードか」に触れているときは、ビジネスプロセスが使えるかの判定ヒントになります。
• 「項目を出し分ける」と「選択リスト値を出し分ける」は別の軸です。要件に両方含まれているなら、レイアウトは複数必要になります。
• 同じ意味の進捗を表す項目を種類ごとに別項目として作るのは避けます。レポートや自動化の作り込みが難しくなります。

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出典（Salesforce公式）

• Tailor Business Processes to Different Record Types Users — レコードタイプが、異なるビジネスプロセス、選択リスト値、ページレイアウトを提供する機能であることの根拠
• Create Record Types — レコードタイプごとに選択リスト値を調整できること、商談・ケース・リード・ソリューションのレコードタイプだけがビジネスプロセスを選択すること、レコードタイプへページレイアウトを割り当てることの根拠
• Managing Multiple Business Processes — ビジネスプロセスが販売・リード・サポート・ソリューションの各プロセスに限定され、作成後にレコードタイプへ割り当てることの根拠
• Assign Page Layouts to Profiles or Record Types — 表示されるページレイアウトが、プロファイルとレコードタイプの組み合わせによって決まることの根拠
• Modify Custom Objects — カスタムオブジェクトでもレコードタイプを作成し、異なる選択リスト値とページレイアウトを提供できることの根拠

Salesforce公式ドキュメント↗