Administrator 練習問題 Q48
Universal Containersでは、商談の組織の共有設定を非公開にし、商談チームを使用しています。営業担当者が退職したためユーザーレコードを無効化しました。その後、担当者が再雇用され、管理者は以前のユーザーレコードを再有効化しました。ユーザーは同じデフォルト商談チームに再追加されましたが、退職前に担当していた商談レコードへアクセスできません。考えられる原因はどれですか？
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正答：D. レコードはユーザーに手動で共有されていました。
解説
前提知識
- 商談の組織の共有設定が非公開の場合、所有者、ロール階層、共有ルール、商談チーム、手動共有などによって付与されたアクセスが必要です。
- Salesforce公式では、ユーザーを無効化すると、そのユーザーへ直接設定された手動共有と、チームメンバーとして付与された共有が削除されると説明されています。
- 再有効化はユーザーのログイン資格を戻す操作であり、削除された個別の共有アクセスを自動的に再作成する操作ではありません。
- 権限セットおよび権限セットグループは、無効なユーザーにも割り当てられたままにできます。無効化だけで自動的に削除されるとは限りません。
設問の状況を分解する
- 商談の共有モデルが非公開なので、オブジェクト権限があるだけでは他者所有の商談を参照できません。
- ユーザーは退職時に無効化され、その後、同じユーザーレコードが再有効化されています。
- デフォルト商談チームへの再追加だけでは、過去の個別商談に設定されていた手動共有は復元されません。
- 選択肢の中で、無効化により失われ、再有効化だけでは戻らないレコード単位のアクセスを説明できるのはDです。
選択肢の検討
- A. 商談レコードのフェーズが［不成立］に変更されました。 → 不正解。フェーズは営業プロセス上の状態です。通常、フェーズを変更しただけでレコード共有が失われるわけではありません。別途、フェーズを条件にした共有ルールが存在する場合は影響し得ますが、その条件は設問にありません。
- B. ユーザーを無効化したときに権限セットの割り当てが削除されました。 → 不正解。Salesforce公式では、無効なユーザーにも権限セットと権限セットグループを割り当てたままにできると説明されています。また、権限セットは主にオブジェクト・項目・機能へのアクセスを追加するものであり、特定の商談レコードへの手動共有を復元するものではありません。
- C. 商談レコードのレコードタイプが変更されました。 → 不正解。レコードタイプは営業プロセス、選択リスト値、ページレイアウトの割り当てなどに関係します。レコードタイプの変更だけでは、非公開の商談へのレコードアクセスが失われる理由になりません。
- D. レコードはユーザーに手動で共有されていました。 → 正解。ユーザーの無効化時に直接の手動共有が削除され、再有効化しても同じ共有行は自動的に再作成されません。そのため、以前手動共有によって参照していた商談へアクセスできなくなります。
管理者としての対処手順
- 対象商談の［共有］情報または共有の理由を確認し、以前のアクセスが所有権、共有ルール、商談チーム、手動共有のどれによるものだったかを特定します。
- 手動共有が原因の場合は、必要な商談をユーザーへ再共有します。
- 商談チームによるアクセスも、無効化時にチーム共有が削除されるため、対象となる個別商談の商談チームを確認します。デフォルト商談チームの設定だけで、既存の全商談へ遡ってメンバーが追加されるとは限りません。
- 継続的に同じ条件でアクセスさせる必要がある場合は、個別の手動共有よりも、共有ルール、公開グループ、商談チームの運用など再現可能な共有方法を検討します。
- 再有効化後は、オブジェクト権限、項目権限、ロール、権限セット、個別レコード共有を分けてテストします。
あわせて覚えておきたいポイント
- ユーザーの無効化では、手動共有だけでなくチーム共有も削除対象です。「商談チームの共有は必ずそのまま残る」と覚えてはいけません。
- Salesforce公式では、取引先チームまたは商談チームで参照・更新アクセスを持っていたユーザーを無効化後に再有効化すると、アクセスが参照のみに戻る場合があると説明されています。再雇用時はアクセスレベルも確認します。
- プロファイルや権限セットは「そのオブジェクトを操作できるか」、共有設定は「どのレコードを操作できるか」を制御します。両方が必要です。
出典（Salesforce公式）
- Considerations for Deactivating Users — 無効化されたユーザーは直接の手動共有とチームメンバーとしての共有を失うこと、権限セット割り当ては無効ユーザーにも残り得ること、再有効化後の取引先・商談チームアクセスに関する考慮事項を裏付けます。
- Asynchronous Deletion of Obsolete Shares — ユーザーを無効化すると、手動で割り当てられた共有とチーム共有が削除されることを裏付けます。
- Deactivate Users — ユーザーを削除せず無効化し、所有レコードや履歴を保持する基本動作を裏付けます。 関連する解説記事：Salesforceのユーザーは削除できない：無効化と凍結、ライセンスの関係