Administrator 練習問題 Q108

解説

前提知識

選択リスト値を出し分ける方法

同じ選択リスト項目の中で、レコードの種類ごとに使用できる値を変える標準機能がレコードタイプです。選択リスト項目そのものは1つのまま、営業用レコードタイプには営業向けの値、マーケティング用レコードタイプにはマーケティング向けの値を割り当てられます。 ここがまだモヤッとする方へ → レコードタイプとは何か：同じオブジェクトに複数の「種類」を作る仕組み

ページレイアウトとは

ページレイアウトは、画面に表示する項目、関連リスト、ボタン、項目の並びを決める機能です。ページレイアウトの割り当ては、プロファイルとレコードタイプの組み合わせで決まります。 異なる2つの選択リスト項目を作り、営業用レイアウトには営業用項目、マーケティング用レイアウトにはマーケティング用項目だけを置く方法でも、見た目上は値を出し分けられます。ただしデータが別項目に分散するため、通常はレコードタイプを使う方が保守しやすい設計です。

権限セットとプロファイルの限界

プロファイルや権限セットは、項目を参照・編集できるか、どのレコードタイプを使用できるかを制御できます。しかし、同じレコードタイプの同じ選択リストについて、ユーザーごとに異なる値セットを定義する機能ではありません。

設問の状況を分解する

1. 営業ユーザーとマーケティングユーザーで、選択できる値を変えたい。
2. 問われているのは、実現可能な構成を2つ選ぶ問題である。
3. 正攻法は、1つの選択リストを2つのレコードタイプで絞り込む構成である。
4. 代替策として、2つの選択リストを別々のページレイアウトに配置する構成も成立する。
5. 1つのレコードタイプと1つの選択リストのままでは、プロファイルや権限セットを増やしても値セット自体は分けられない。

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選択肢の検討

A. 2 つの権限セット、1 つのレコードタイプ、1 つの選択リスト → ✕

権限セットはレコードタイプへのアクセスや項目権限を追加できますが、同じレコードタイプ内の選択リスト値をユーザー別に分割しません。 権限セットが正解になるのは、ユーザーに追加のレコードタイプや項目権限を与えたい場合です。

B. 1 つのレコードタイプ、2 つのプロファイル、1 つの選択リスト → ✕

プロファイルを分けても、1つのレコードタイプに割り当てられた選択リスト値は共通です。プロファイルだけで値セットは変わりません。 プロファイルが正解になるのは、ページレイアウトの割り当てやオブジェクト・項目権限を分けたい場合です。

C. 1 つのページレイアウト、2 つのレコードタイプ、1 つの選択リスト → ⭕ 正解

レコードタイプごとに、同じ選択リストから使用可能な値を指定できます。ページレイアウトは共通でも問題ありません。データを1項目に集約したまま値を出し分けられるため、最も素直な構成です。

D. 2つのページレイアウト、1つのレコードタイプ、2つの選択リスト → ⭕ 正解

営業用とマーケティング用に別々の選択リスト項目を作り、各ページレイアウトに片方だけを配置すれば、各ユーザーに異なる候補を表示できます。ページレイアウトを割り当てるため、営業とマーケティングで異なるプロファイルを使用する前提です。 ただし、同じ意味のデータが2項目に分かれ、レポート・フロー・入力規則の保守が複雑になります。実務ではCを優先します。

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管理者としての対処手順

推奨構成：レコードタイプを使用する

1. ［設定］→［オブジェクトマネージャ］→対象オブジェクトを開く
2. 対象の選択リストに、営業用・マーケティング用の値をすべて登録する
3. ［レコードタイプ］で「営業用」と「マーケティング用」を作成する
4. 各レコードタイプの選択リスト設定で、使用する値だけを有効化する
5. プロファイルまたは権限セットで、各ユーザーが使用できるレコードタイプを割り当てる
6. 必要に応じて同じページレイアウトを両方へ割り当てる

観点	Cの構成	Dの構成
データ項目	1項目に統一	2項目に分散
値の出し分け	レコードタイプ	ページレイアウト
保守性	高い	低い
推奨度	推奨	要件上は可能

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あわせて覚えておきたいポイント

• レコードタイプを権限セットに追加することはできますが、ページレイアウトの割り当てはプロファイル側で決まります。
• レコードタイプへのアクセスは、レコードの閲覧可否を決める共有設定ではありません。ユーザーがそのレコードタイプを作成・編集時に使用できるかを決めます。
• 単に画面上で項目を隠したいだけならページレイアウトや動的フォームを検討します。同じ項目の候補値を種類別に変えるならレコードタイプを使います。

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出典（Salesforce公式）

• Assign Record Types and Page Layouts in Profiles（Salesforce Help） — 「レコードタイプに含める選択リスト値を設定した後、プロファイルでレコードタイプとページレイアウトを割り当てる」
• How Is Record Type Access Specified?（Salesforce Help） — 「カスタムレコードタイプは権限セットでも付与できるが、ページレイアウトの割り当てはプロファイルで指定する」
• Assign Page Layouts to Profiles or Record Types（Salesforce Help） — 「ユーザーに表示されるページレイアウトは、プロファイル、およびレコードタイプを使用する場合はプロファイルとレコードタイプの組み合わせで決まる」

Salesforce公式ドキュメント↗