Administrator 練習問題 Q89

解説

前提知識

公開グループとは

複数のユーザーをまとめて扱うための入れ物です。ロール、他のグループ、個別ユーザーなどをメンバーにできます。レポートフォルダーの共有相手を「サポートエージェント」のようなグループ単位で指定しておくと、担当者が入れ替わってもグループのメンバーを変えるだけで済みます。

レポートフォルダーのアクセスレベルとは

レポート／ダッシュボードフォルダーの共有には、次の3段階のアクセスレベルがあります。

アクセスレベル	できること
閲覧者（Viewer）	フォルダーと保存されたレポートを表示できる。レポートの実行には［レポートを実行］などのユーザー権限も必要
編集者（Editor）	フォルダーへの保存、レポート名の変更、削除などのフォルダー操作が可能になる。実際の作成・編集・実行には対応するユーザー権限も必要
管理者（Manager）	編集者の操作に加えて、フォルダー自体の共有設定の変更や削除ができる

なお、フォルダーへのアクセスだけでレポートが使えるわけではありません。ユーザー側に［レポートを実行］などのユーザー権限も必要です。

共有の単位はルートフォルダーである

レポート／ダッシュボードの共有設定は、フォルダーツリーのルート（一番上のフォルダー）で管理されます。サブフォルダーはルートフォルダーの共有設定を継承し、サブフォルダーだけを別の相手に共有することはできません。そのため、「チームAには見せるがチームBには見せない」というアクセスの分離は、サブフォルダーではなく独立したルートフォルダーに分けて実現します。この設問で最初から2つの独立したフォルダーを作っているのは、そのためです。

🔗 ここがまだモヤッとする方へ→ レポート／ダッシュボードフォルダの共有とアクセスレベル：サブフォルダへの継承ルール

設問の状況を分解する

• フォルダーは「ヘルプデスクレポート」と「R&Dレポート」の2つの独立したルートフォルダー
• サポートエージェント：ヘルプデスクレポートを実行できる。ただしR&Dレポートは表示できてはいけない
• サポートマネージャー：両方のフォルダーのレポートを表示・編集できる 読み解き方は次のとおりです。

1. 「実行できればよい」だけなら、必要なアクセスレベルは閲覧者です。編集者以上を与えると、レポートの改変や削除まで許してしまいます。
2. 「表示できてはいけない」は、そのフォルダーを一切共有しないことで実現します。共有しなければ、そのグループにはフォルダーもレポートも見えません。
3. 「表示および編集できる必要がある」は編集者アクセスです。これを両方のフォルダーに対して設定します。 つまり、必要な共有は「ヘルプデスクレポート → サポートエージェントに閲覧者」と「両フォルダー → サポートマネージャーに編集者」の2つです。 初学者が誤解しがちな点は、「見せない」ための設定を探してしまうことです。通常ユーザーに対するフォルダー共有では、見せたくない相手には共有しないのが基本です。ただし、［公開フォルダー内のレポートを参照］や［公開フォルダー内のレポートを管理］など、追加の管理権限を持つユーザーは明示的な共有がなくてもアクセスできる場合があります。

---

選択肢の検討

A. R&Dレポートフォルダーを、閲覧者アクセスでサポートエージェントの公開グループと共有します。 → ✕

要件に明確に違反します。サポートエージェントにはR&Dレポートを表示させてはいけません。閲覧者アクセスでもフォルダーとレポートは表示でき、［レポートを実行］権限があれば実行できてしまいます。この選択肢が正解になるのは、「サポートエージェントもR&Dのレポートを参照する必要がある（ただし編集はさせない）」という要件のときです。

B. ヘルプデスクレポートフォルダーを、閲覧者アクセスでサポートエージェントの公開グループと共有します。 → ⭕ 正解

サポートエージェントに必要なのは「ヘルプデスクレポートを実行できること」だけです。閲覧者アクセスでフォルダーとレポートを表示でき、［レポートを実行］権限があれば実行できます。フォルダーアクセスとしては編集権限を与えません。R&Dレポートフォルダーは共有しないため、こちらは見えません。要件をちょうど満たす最小限の権限です。

C. ヘルプデスクレポートフォルダーとR&Dレポートフォルダーを、編集者アクセスでサポートマネージャーの公開グループと共有します。 → ⭕ 正解

サポートマネージャーは「すべてのレポートを表示および編集」する必要があるため、両方のフォルダーに編集者アクセスが必要です。編集者アクセスは、フォルダー内への保存、レポート名の変更、削除などを許可します。実際のレポート作成・編集には対応するユーザー権限も必要です。フォルダーの共有設定そのものをマネージャーに変更させたい場合は、管理者アクセスを選びます。

D. ヘルプデスクレポートフォルダーとR&Dレポートフォルダーの両方を、閲覧者アクセスでサポートエージェントの公開グループと共有します。 → ✕

R&Dレポートフォルダーを共有してしまうため、「サポートエージェントにR&Dレポートを表示させない」という要件に違反します。アクセスレベルを閲覧者に落としても、表示できてしまう事実は変わりません。

---

管理者としての対処手順

1. ［設定］→［ユーザー］→［公開グループ］で、サポートエージェント、R&D、サポートマネージャーの公開グループが存在し、メンバーが正しいことを確認する。
2. ［レポート］タブで「ヘルプデスクレポート」フォルダーを開き、右上の［共有］（フォルダーの▼メニュー →［共有］）を選ぶ。
3. 共有先の種類で［公開グループ］を選び、サポートエージェントを検索して閲覧者アクセスで共有する。
4. 同じ画面で、サポートマネージャーを編集者アクセスで共有する。
5. 「R&Dレポート」フォルダーを開き、R&Dグループに必要なアクセス（通常は閲覧者または編集者）、サポートマネージャーに編集者アクセスで共有する。サポートエージェントは追加しない。
6. 各レポートを、対応するフォルダーに移動する（レポートの▼メニュー →［移動］）。
7. サポートエージェントのテストユーザーでログインし、ヘルプデスクレポートが実行でき、R&Dレポートフォルダーが表示されないことを確認する。あわせて、プロファイルまたは権限セットで［レポートを実行］権限が付与されていることを確認する。

---

あわせて覚えておきたいポイント

• フォルダー共有は「共有した相手だけが見える」仕組みです。見せたくない相手には共有しないのが正しい対処で、拒否設定は存在しません。
• 共有相手は個別ユーザーよりも公開グループやロールで指定します。異動や退職の影響を受けにくくなります。
• レポートを実行するには、フォルダーアクセスに加えて［レポートを実行］などのユーザー権限が必要です。片方だけでは動きません。
• サブフォルダーは整理のための機能で、独立した共有境界ではありません。アクセスを分けたいときはルートフォルダーを分けます。
• 「表示のみ」は閲覧者、「レポートの作成・編集」は編集者、「共有設定の変更」は管理者、と対応を覚えておくと選択肢を切りやすくなります。

---

出典（Salesforce公式）

• Access Levels for Report and Dashboard Folders — 閲覧者・編集者・管理者の3段階のアクセスレベルと、それぞれで可能な操作範囲を裏付ける。
• Report and Dashboard Folders — レポートを開くには保存先フォルダーへのアクセスと［レポートを実行］などのユーザー権限が必要であることを裏付ける。
• Share a Report or Dashboard Folder in Lightning Experience — フォルダーはユーザー、公開グループ、ロール、テリトリーに対してアクセスレベルを指定して共有できることを裏付ける。
• Summer ’18 Release Notes: Organize Reports and Dashboards in Folders and Subfolders — 共有できるのはルートフォルダーであり、サブフォルダーはルートフォルダーの共有プロパティを継承することを裏付ける。
• Considerations and Requirements for Salesforce Enhanced Folder Sharing in Reports and Dashboards — 拡張フォルダ共有における閲覧者・編集者・管理者の主な操作範囲を裏付ける。

Salesforce公式ドキュメント↗