Administrator 練習問題 Q197

解説

前提知識

承認プロセスとは

「このレコードについて、上司の承認をもらってから先に進む」という流れを、Salesforce 上で仕組みにする機能です。 公式の定義が、この問題の答えをそのまま含んでいます。

📌 「承認プロセスは、レコードが承認申請される前に満たす必要がある基準、レコードが承認されるために必要なステップ、そして各ステップで誰が承認しなければならないかを指定する」

エントリ基準とは

「どのレコードをこの承認プロセスに入れるか」を決める入口の条件です。例えば「商談金額が100万円以上」「割引率が20％を超えている」などを指定します。

• 基準を満たすレコード → 承認申請されたときに、この承認プロセスの対象になれる
• 基準を満たさないレコード → この承認プロセスには申請できない 重要なのは、エントリ基準は対象レコードを選別する条件であり、レコードを自動で承認申請する仕組みではないことです。自動申請が必要なら、別途フローなどから承認申請アクションを実行します。

エントリ基準とステップの条件は別物

初心者が混同しやすいので、層を分けて整理しておきます。

どこの条件か	決めること
エントリ基準（プロセス全体）	そのレコードがこの承認プロセスに入るか否か
ステップの条件	プロセスに入った後、そのステップを通るか飛ばすか

本問は「適切なレコードがプロセスに含まれていること」を問うているので、上の段、すなわちエントリ基準の話です。

📘 承認プロセスの全体像（構成要素、直列・並列承認、ロックの挙動など）はこちらで詳しく解説しています→ 承認プロセスとは何か：「上司の承認をもらう」を仕組み化する

設問の要件を整理する

1. 特定条件を満たす商談を承認対象にしたい
2. ただし特定の条件を満たすものに限る
3. 問われているのは「適切なレコードだけがプロセスに入っていることをどう保証するか」 これはまさにエントリ基準の役割そのものです。

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選択肢の検討

A. 特定のエントリ基準を設定する → ⭕ 正解

承認プロセスには、標準でこの「入口の関所」が用意されています。余計な仕組みを追加せず、承認プロセスの設定画面だけで完結します。 例えばこう設定します。

フェーズ = 成約
かつ 金額 >= 1000000

これで、承認申請が行われた際に、条件を満たす商談だけがこの承認プロセスの対象になります。

B. 動的フォームを使ってボタンを表示する → ✕

動的フォームは、レコードページ上で項目の表示・非表示を条件で切り替える機能です。見た目の話です。 仮に「承認申請」ボタンの見せ方を制御できたとしても、**ボタンが見えないだけで、他の経路からの申請を防げません。**プロセスの入口を保証する仕組みにはなりません。

C. 画面フローを作成する → ✕

画面フローは、ユーザーがボタンを押して、表示された画面に入力するタイプの自動化です。 ここで問題なのは、ユーザーがボタンを押しなければ何も起きないという点です。「適切なレコードが必ずプロセスに入ることを保証する」という要件に対して、人の手に依存する設計は答えになりません。 加えて、承認プロセスに標準である機能を、わざわざフローで作り直すのは二重実装です。ノーコードの原則に反します。

D. 商談に入力規則を追加する → ✕

これが本問の最大の引っ掛けです。 入力規則（検証ルール）にできるのは、「条件を満たすレコードの保存を拒絶して、エラーを出す」ことだけです。

	できること
入力規則	レコードを保存させない
エントリ基準	レコードを承認プロセスに入れるか否かを決める

入力規則を何本書いても、**承認プロセスの対象を絞ることはできません。**目的が全く違う機能です。

💡 「条件を満たすレコードだけを…」という文脈を見ると、反射的に入力規則を選んでしまう人がいます。入力規則は「保存を止める」だけ、と覚えておけば引っ掛かりません。

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管理者としての対処手順

1. ［設定］→［承認プロセス］を開き、オブジェクトで商談を選ぶ
2. 新規承認プロセスを作成する（ジャンプスタートウィザードでも可）
3. **［エントリ基準］**に条件を指定する（例：フェーズ＝成約 かつ 金額＞＝100万）
4. 承認者を決める。上司に回すなら［次の自動承認者の決定元］で**［マネージャー］**を選ぶ
5. 承認ステップを追加する。金額帯で承認者を分けたいなら、ステップ側にも条件を入れる
6. 初期送信アクションでレコードがロックされることを確認し、必要なら調整する
7. 有効化し、条件を満たす商談と満たさない商談の両方でテストする

⚠️ 承認プロセスは**有効化するまで一切動きません。**作っただけで安心するのは、よくある失敗です。

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あわせて覚えておきたいポイント

• 1つのオブジェクトに承認プロセスを複数作れます。上から順に評価され、最初にエントリ基準を満たしたものが適用されます。
• エントリ基準は、承認プロセスの対象を選別する条件です。自動申請や保存の強制は行いません。
• 「保存を止めたい」なら入力規則、「承認を経由させたい」なら承認プロセス。目的によって道具を選び分けるのが管理者の仕事です。

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出典（Salesforce公式）

• Create an Approval Process（Trailhead） — 決定的根拠：「承認プロセスは、レコードが承認申請される前に満たす必要がある基準、レコードが承認されるために必要なステップ、そして各ステップで誰が承認しなければならないかを指定する」
• Control Which Records Apply to an Approval Step — ステップ単位の条件によって、プロセス内でどのレコードがそのステップに進むかを制御できること（エントリ基準との層の違い）
• Set Up an Approval Process — 承認プロセスの作成手順と、有効化が必要であること
• Automate Business Processes（Trailhead） — 「既定の初期送信アクションは、レコードをロックする」

Salesforce公式ドキュメント↗